얼마나 빨리요? ASAP이요? ASAP 이라고 말하는 기획자에 대처하는 법

ASAP(아삽)은 as soon as possible의 약자입니다. 뜻은 가능한 한 빨리, 되도록 빨리 입니다. ASAP이 쓰이는 상황은 이렇습니다. 보통 기획자가 디자이너에게 말합니다. 고객사에서 어떠한 작업을 빨리 해달라고 할 때, 당장 업로드 할 작업이 필요할 때 등 꽤 급박하게 디자인 작업이 필요할 때 사용되는 용어입니다. 이럴 때 기획자는 난감한 상황이 됩니다. 그리고 디자이너에게 난감한 상황을 정리하여 디자인 작업을 요청합니다. 디자이너는 묻습니다. "언제까지 필요하신가요?". 그럼 이때 기획자가 말합니다. "ASAP이요."
ASAP을 들은 디자이너는 참 난감합니다. 일단 지금 하던 일이 있고, 오늘 해야할 일도 있으니까요.

오늘은 ASAP을 들은 디자이너가 대처할 수 있는 방법을 알려드리겠습니다. 크게 보면 기획자와 디자인팀 내부에 상황을 조율해야 합니다. 먼저 기획자와 조율 및 고지해야할 일은 다음과 같습니다. 첫번째로 기획자에게 디자인 작업물이 필요한 일정을 정확하게 확인합니다. 두번째로 요청사항을 확인 후 디자인 작업 시간을 공유합니다. 세번째로 디자인 작업 시간을 토대로 언제 몇시까지 할지를 통보합니다.

만약 시간이 촉박한 데 디자인 작업이 꼭 그때까지 필요하다고 한다면, 디자인 퀄리티가 낮아지는 대신 작업물을 전달할 수 있음을 고지합니다. 디자인팀 내부에서 조율할 사항은 다음과 같습니다. 우선 사수가 있느냐, 없느냐에 따라 다릅니다. 사수가 있다면 작업의 우선순위 조정을 요청합니다. 지금 하던 작업이 있는데 급한 업무가 들어왔다 지금 작업을 언제까지 조율해주길 원한다는 내용을 전합니다. 사수가 없다면 우선순위를 본인이 알아서 조정합니다.
자, 각각의 아삽 대처 방법에 대한 내용을 자세하게 설명드리겠습니다.

목차

1. 마감시감 확인 : 언제까지 필요하십니까? ASAP의 진짜 최종 마감 시간 알아내는 최적의 방법!
2. 작업시간 확인 : 어디보자~ 이 작업은 00시간 걸립니다.
3. 전달시간 확인 : 고로 언제까지 됩니다.
4. 시간 vs 퀄리티 : 되긴 하죠. 퀄리티가 낮아져서 그렇죠. 그래도 괜찮으신가요?
5. 우선순위 조율 : 팀장님 저 급한 업무가 들어왔는데요. 전 이때 까지 할 수 있습니다!
6. 알아서 조율 : 흠... 이건 먼저하고 저건 나중에 해야겠군
7. 마치며

1. 언제까지 필요하십니까? ASAP의 진짜 최종 마감 시간 알아내는 최적의 방법!

기획자가 디자인이 언제까지 필요한 건지 일정 명확하게 확인하기

기획자가 급한 마음에 ASAP이라고 말하며 당장, 빨리해달라고 했지만, ASAP은 시간이 아닙니다. 명확한 시간을 확인해야 합니다. 또한, 디자이너가 요술을 부릴 수 없으니 ASAP이란 말처럼 뚝딱하고 나오긴 어렵습니다. 되면 그렇게 하죠. 뚝딱. 기획자에게 마감 시간은 어느정도 확인할 수 있습니다. 즉, ASAP의 기준을 기획자와 디자이너가 맞춰야 합니다. 1시간 뒤, 30분 뒤, 3시간 뒤, 3일 뒤 등 말이죠. 내가 생각한 아삽은 3일 뒤인데, 기획자는 두 시간 뒤로 생각할 수도 있습니다. 여기서 확인할 것은 기획자가 언제까지 업로드 및 제출해야하는지에 대한 시점, 그 업로드를 위해 언제까지 디자인 작업이 필요한지 입니다. 기획자가 디자인 작업물은 기획서에 반영하거나, 프로그램 셋팅을 하더나 하는 데 걸리는 시간도 확인합니다. 그럼 디자이너가 몇 시까지 줘야할 지 실제 시간을 명확하게 확인할 수 있습니다.

최종 업로드 시간 - 기획자가 필요한 업로드 세팅에 필요한 시간 = 디자인 마감 및 전달시간

2. 어디보자~ 이 작업은 00시간 걸립니다.

작업 시간 공유하기

앞서 디자인 마감 및 전달시간을 확인했습니다. 자, 데드라인 마감시간을 확인했습니다. 그런데 마감 시간을 확인했을 뿐이지 요청한 디자인 작업이 얼마나 걸리는 지도 고려해야 합니다. 기획자가 생각한 ASAP은 3시간 뒤인데, 내가 작업에 걸리는 시간이 5시간이라면? 이건 조율이 필요한 상황입니다. 여기서 디자이너는 요청사항을 빠르게 파악하는 것이 필요합니다. 본인의 디자인 작업에 몇시간이 걸리는 지 파악할 수 있어야 합니다. 시간을 측정할 수 있어야 합니다.

아울러 본인이 생각하는 작업시간 외에 여유시간도 1시간이라도 확보해야 합니다. 머릿 속으로 시간을 계산할 때는 긍정적으로 생각하는 경향이 있습니다. 파일을 열고, 요청사항을 딱 반영하고, 여유롭게 반영하는 상황을 상상하며 작업 시간을 계산하곤 합니다. 하지만 우리 인생은 변수가 참 많습니다. 갑자기 프로그램이 먹통이 될 수도 있고, 파일이 무거워 잘 안 열릴수도 있고, 자료가 어딨는지 한참을 찾을 수도 있습니다. 이 모든 상황을 고려 할 때 작업시간에는 여유시간을 확보하는 것이 정확한 작업 시간 산정에 필요합니다. 또, 너무 시간에 여유가 없으면 마음도 여유가 없으며, 작업도 더뎌집니다. 그러므로 꼭 여유시간을 추가하여 작업 시간을 확보하세요.

3. 고로 언제까지 됩니다.

전달일정 공유하기

마감시간과 작업시간을 확인했다면, 이 작업이 몇시까지 나오는 지 전달시점을 알 수 있습니다. 기획자에게 디자인 작업 전달시점을 알려줍니다. 그럼 기획자는 2가지 반응을 보입니다.

1)네, 그때까지 주세요. 감사합니다.
2)더 빨리는 안되나요.

1번 반응은 이제 작업시간하면 됩니다. 문제는 2번 상황입니다. 조율이 필요하네요.
그럼 2번 반응일 때는 어떻게 해야할까요? 아래 4번 항목을 읽어보세요.

4. 되긴 하죠. 퀄리티가 낮아져서 그렇죠. 그래도 괜찮으신가요?

시간이 촉박하다면 디자인 퀄리티가 낮아진다는 것을 고지하기

"더 빨리는 안되나요?" 말하는 기획자도 참 난감합니다. 고객이 달라는데 별 수 있나요. 디자이너에게도 아쉬운 소리하는 것도 참 미안하고 그렇습니다. 그래도 어떡합니까. 디자인이 필요한 상황이에요. 더 빨리요. 이럴 때 디자이너는 마감시간을 최우선으로 디자인을 하면 됩니다. 마감시간을 지키되 디자인 퀄리티가 어느정도 낮아지는 것을 감수해야 합니다. 디자인 퀄리티를 위해 너무 고집부리는 것은 회사생활에서는 추천하지 않습니다. 이를 기획자에게도 공유합니다. 마감시간을 우선할 수는 있으나 디자인 퀄리티가 떨어질 수 있다 그래도 괜찮으시냐.

그럼 또 기획자는 2가지 선택을 할 수 있습니다. 1)고객과 약속한 마감시간을 지키되 디자인 퀄리티 포기 2) 디자인 퀄리티를 위해 고객과 일정 조율하기 입니다. 상황에 따라 유연하게 다양한 선택지를 골라 대처할 수 있습니다. 그럼 선택한 상황에 맞게 디자인을 하면 되겠죠?

5. 팀장님 저 급한 업무가 들어왔는데요. 이거 언제까지 할수 있을 것 같아요. 괜찮나요?

사수가 있다면 우선순위 조정 신청하기

이러한 ASAP의 대처 방법은 회사 구조나 팀 내부 구조, 일하는 방식, 문화에 따라 많이 달라집니다. 사수가 있다면 기획자 대면은 사수가 하고 사수를 통해 디자인 일을 받을 수도 있고, 직접 기획자와 대면하는 일을 하기도 합니다. 후자라면 사수에게 이 상황을 보고해야 합니다. 보고할 상황은 다음과 같습니다.

1) 우선순위 업무 발생 : 현재 하는 업무보다 더 우선하는 업무가 들어왔다
2) 현재 업무 진행상황 : 현재 하는 업무의 진행상황은 00%다.
3) 현재 업무 완료 시점 : 우선 업무를 끝내고 현재 작업은 언제까지 끝낼 수 있다.

이렇게 보고 하고 일을 딱 완료하면 좋겠지만, 인생은 그렇게 호락호락하지 않지요. 만약 두 업무 모두 마감시간이 동일하면 어떻게 할까요? 둘다 오늘 5시까지 끝내야 한다면요. 그렇다면 사수에게 어떤 업무를 더 우선시 해야할지 물어봅니다. 만약 사수가 판단하기에 둘다 중요하다면 사수가 도와주든, 요청한 기획자를 불러 먼저해야하는 일이 우선 잡혀있기 때문에 이 작업을 할 수 없으므로 고객사와 조율하라는 등 사수는 업무 지시를 재배치 해야합니다.

6. 흠... 이건 먼저하고 저건 나중에 해야겠군

사수가 없다면 우선순위를 알아서 조절하기

사수가 있다면 위에서 말한 것처럼 업무 지시를 재배치해주겠지만, 사수가 없다면 알아서 조절하면 됩니다. 알아서 조절하는 것은 위의 사수 역할을 당신이 하는 것입니다. 처음이 어렵지 한번 해보면 두번째부터는 할 만 합니다. 위에서 말한 사수가 하는 역할은 언젠가 해야하는 일로 빠르면 1년 늦으면 3년 내에 할 일입니다. 선행하듯 먼저 해보십시오. 독립적인 디자이너가 되는 지름길이 될 것입니다.

마치며

마음가짐
사람을 재촉하면 쫄립니다. 그런데 물이 100도씨가 되어야 끓듯이, 디자인도 시간이 일정한 시간이 걸립니다. 쫄지 말고 문제를 해결해보세요.
저는 갑자기 업무를 요청하는 기획자를 보면 저는 좀 화가 날 때도 있었습니다. 전 ASAP이라는 말이 제일 싫어요. 업무 계획을 제대로 세우지 않아 변수 체크도 제대로 하지 않고, 급작스럽게 요청하는 것이라 생각하거든요. 내 업무 계획에 영향을 주고 주변 사람들한테 부정적인 영향을 주니까요. 그런데 기획자도 고객사의 갑작스런 요청사항, 상사의 재촉에 시달렸겠지요.

그런데 생각해보면 우리는 한 팀입니다. 디자이너도, 기획자도 회사라는 배를 타고 함께 사회의 다양한 문제를 해결하고 돈을 받는 팀입니다. 우리의 목적이 문제해결이라고 생각한다면 너도, 나도 발벗고 함께 문제 해결해야 합니다. 내가 도움을 주면 다음에 남이 도와주기도 합니다. 상부상조하며 살아간다고 생각하면 갑작스런 ASAP도 유연하게 해결할 수 있습니다. 감정을 쓰지 말고 이성적으로 문제를 해결하자고요. 자, 그럼 문제 빨리 해결하고 맛있는 점심 먹으러 갑시다!